В соответствии с действующим законодательством, в командировку можно отправить только работника, заключившего с работодателем трудовой договор (трудовое соглашение), описывающее права и обязанности работника. Вместе с тем, существует перечень лиц, которые не могут без их согласия, ехать в командировку. Это беременные женщины, лица имеющие детей до 3 лет, родители детей-инвалидов и прочие категории работников.
Для того чтобы отчитаться перед руководством о поездке в столицу, командировочный должен предоставить работодателю:
- Авансовый отчет;
- Гостиничные чеки Москвы;
- Отчет о выполнении задании и прочие документы, связанные с расходами на поездку.
- Подлинники или копии расходных документов.
Расходы начинаются с выхода из дома, когда к подъезду подают такси. У водителя можно взять чек или копию договора об оказании услуг с отметкой суммы понесенных расходов. Далее – проездной билет на любой вид транспорта (железная дорога, самолет, пароход), или автобус, легковой автомобиль. Все затраты, связанные с поездкой и провозом багажа, следует сохранять и прикладывать к отчету о командировке.
Само командировочной удостоверение является отчетным документом, в нем казана цель поездки, фамилия и должность командировочного, а также дата отправки и дата возвращения.
Прибыв в нужный город, командировочный любым видом транспорта прибывает в гостиницу (базу, общежитие и т.п.). Чеки или квитанции об оплате проживания также следует прикладывать к отчету. Расходы на внутренние перемещения по городу – это тоже затраты, подлежащие отчетности.
Суточные – это расходы, связанные с питанием в пунктах общественного питания. Эти сумма рассчитываются по средним величинам, и для регионов определяются директивно, исходя из средних показателей.
Если в процессе командировки были куплены какие-то канцелярские товары, детали, деловые папки, а также прочие важные составляющие командировки (например, программное обеспечения и т.п.), то эти чеки также необходимо приложить к отчету.
По возвращении из командировки сотрудник должен сдать в отдел кадров:
- Удостоверение командировочного с отметками о прибытии и убытии с места командировки;
- Документы, подтверждающие стоимость проезда;
- Расчет суточных;
- Документы, подтверждающие стоимость купленных программ, предметов, канцтоваров и т.п.
