Какие документы нужно хранить после ликвидации ООО

Ликвидация компании — это не только прекращение хозяйственной деятельности, но и важный юридический процесс, связанный с правильным оформлением и хранением документации. Даже после исключения компании из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) часть документов необходимо сохранить в течение определённого времени.

1. Общие принципы хранения документов после ликвидации ООО

Согласно российскому законодательству, ликвидация ООО не означает автоматического уничтожения всех её документов. Часть из них передаётся в архивные организации, а часть остаётся на хранении у бывшего руководителя, ликвидатора или уполномоченной компании. Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Налоговый кодекс РФ;
• Трудовой кодекс РФ;
• Гражданский кодекс РФ.

2. Документы, которые нужно хранить после ликвидации

2.1. Документы по личному составу

Кадровые документы содержат сведения о трудовой деятельности работников и подлежат долгосрочному хранению:

• Приказы о приёме, переводе, увольнении – 50 лет;
• Личные карточки сотрудников (Т-2) – 50 лет;
• Трудовые договора, допсоглашения – 50 лет;
• Расчётные ведомости по заработной плате – 50 лет;
• Табели учёта рабочего времени – 5 лет;
• Штатное расписание – 5 лет.

Если у ООО было менее 10 сотрудников, документы по личному составу можно хранить 75 лет.

2.2. Бухгалтерская и налоговая документация

Финансовые документы важны для возможных проверок со стороны налоговых органов:

• Бухгалтерская отчётность (баланс, отчёты о прибыли и убытках) – 5 лет;
• Первичные учётные документы (счета, акты, накладные) – 5 лет;
• Книга доходов и расходов (для упрощённой системы налогообложения) – 4 года;
• Документы по расчёту налогов и взносов – 5 лет;
• Банковские выписки – 5 лет;
• Кассовые книги и ордера – 5 лет.

2.3. Учредительные и регистрационные документы

Даже после ликвидации эти документы могут понадобиться:

• Устав ООО и все его редакции – бессрочно;
• Протоколы собраний участников, решения учредителя – 5 лет;
• Свидетельство о государственной регистрации ООО (ОГРН) – бессрочно;
• Свидетельство о постановке на налоговый учёт (ИНН) – бессрочно;
• Ликвидационный баланс – 5 лет;
• Документы о ликвидации (решение, уведомления, справки из налоговой, форма Р16001) – 5 лет.

3. Кто отвечает за хранение документов после ликвидации

После завершения ликвидации ответственность за сохранность документов возлагается на:

• Ликвидатора (ликвидационную комиссию) – на этапе ликвидации;
• Архивные организации – если документы переданы в архив;
• Учредителя или генерального директора – если они остались у него.

Документы по личному составу передаются в государственные архивы. Если организация работала в городе с населением свыше 500 тыс. человек, передача осуществляется в муниципальный архив. В небольших городах и районах документы можно передать в территориальные архивные организации.

4. Ответственность за несоблюдение правил хранения

Если документы уничтожены раньше срока или не переданы в архив, возможны следующие последствия:

• Штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
• Штраф для организаций от 3 000 до 5 000 руб.;
• Проблемы при восстановлении данных, например, при проверках налоговой инспекции или Пенсионного фонда.